Das Ziel des RefWiFo ist es, Sie umfassend und kompetent bei Ihrer drittmittelgeförderten Forschung zu unterstützen. Unsere Serviceangebote im Einzelnen sehen Sie unten.
ELFI ist die Servicestelle für ELektronische ForschungsförderInformationen im deutschsprachigen Raum. In einer Datenbank werden Informationen zur Forschungsförderung gesammelt und gezielt aufbereitet. ELFI überwacht regelmäßig ca. 30.000 relevante Internet-Dokumente, sowie Ausschreibungen in Printmedien und von Organisationen ohne eigene Webdomain. Änderungen, Aktualisierungen und Neuerungen können so schnell in den ELFI-Datenbestand aufgenommen und für die Nutzer aufbereitet werden. Neben den Ausschreibungen der EU sowie der Bundes- und Länderministerien, Projektträger, Stiftungen und Unternehmen wertet ELFI alle wichtigen Datenbanken mit Förderinformationen (z. B. Cordis) aus. Derzeit sind über 7.000 Forschungsförderprogramme von rund 3.200 nationale und internationalen Förderern zu 256 Forschungsgebieten und 31 Querschnittsthemen enthalten. Der Zugang ist für ZI-Angehörige kostenlos. Probieren Sie es aus!
Weitere Informationsquellen, die möglicherweise bei der Suche nach Fördermöglichkeiten hilfreich sein könnten:
AID - Aktiver Informationsdienst:
Aktuelle Informationen zur EU Forschungsförderung (Bonn).
Kostenloser Newsletter, der über Neuigkeiten zur Forschungsförderung des Bundes informiert (Förderbekanntmachungen, Ausschreibungen, Stipendien).
BMBF:
Bekanntmachungen von Förderprogrammen und Förderrichtlinien des Bundesministeriums für Bildung und Forschung.
Community Research & Development Information Service)
Der Forschungs- und Entwicklungsinformationsdienst der Gemeinschaft bietet u.a. Informationen über die Forschungsprogramme der EU. Außerdem finden sich hier Informationen über Stipendien der EU (Marie-Curie-Fellowships).
DFG:
Informationen für die Wissenschaft aktuelle Ausschreibungen aus den DFG-Förderprogrammen.
Überblick über aktuelle Ausschreibungen der EU, aber auch vergangene und teilweise geplante Ausschreibungen.
Aktueller Überblick über die Förderprogramme des Bundes, der Länder und der Europäischen Union.
KoWi Koordinierungsstelle EG der Wissenschaftsorganisationen:
Die "Kooperationsstelle EU der Wissenschaftsorganisationen" (KoWi) bietet Information, Beratung, Schulung zur Europäischen Forschungsförderung, sei es zu FP7 und Horizon 2020 allgemein, zur Verbundforschung, dem ERC oder zur Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses.
Stipendien und Fördermöglichkeiten der EU für Nachwuchswissenschaftler.
Diese Stiftungssuche umfasst Stiftungen mit eigener Internetanschrift, die in Deutschland tätig sind und in bestimmten Aufgabenbereichen Mittel bereitstellen.
Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft:
Stiftungsarchiv der vom Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft verwalteten Stiftungen. Die Startseite informiert außerdem über die Förderprogramme des Stifterverbandes.
Außerdem lohnt sich ein Blick auf die Forschungsseiten der Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg.
Auch wenn unser Schwerpunkt derzeit in der Verwaltung der eingeworbenen Drittmittel liegt, sind wir Ihnen auch in der Antragsphase gerne behilflich:
Das Antragsverfahren ist zweistufig, d.h. Sie reichen einen wissenschaftlichen Antrag ein, der begutachtet wird. Wenn er zur Förderung empfohlen wird ist ein zweiter, administrativ orientierter Antrag zu stellen (AZA – Antrag für Zuwendungen auf Ausgabenbasis). Dies übernehmen wir gerne für Sie. Bitte beachten: Wenn nicht ausdrücklich in der Ausschreibung vorgesehen, dürfen die bewilligten Mittel i.d.R. nur vom Bewilligungsempfänger in Anspruch genommen werden. Wenn Sie also planen, einen Kooperationspartner einzubinden, kontaktieren Sie uns bitte möglichst frühzeitig, damit wir über die Möglichkeiten und Risiken sprechen können.
Bitte beachten Sie, dass Anträge in aller Regel auf Englisch zu stellen sind, ausgenommen davon ist das Themengebiet Psychologie. Bei Unsicherheit: Rufen Sie den zuständigen Fachreferenten bei der DFG an! Hier finden Sie die aktuellen Personalkostenrichtsätze der DFG.
Bei DFG-Anträgen muss der Vertrauensdozent angegeben werden.
Für das ZI ist dies:
Prof. Dr. Peter Comba
Universität Heidelberg
Anorganisch-Chemisches Institut
Im Neuenheimer Feld 270
D-69120 Heidelberg
Außerdem ist anzugeben, ob das ZI Mitglied der DFG ist. Dies ist nicht der Fall.
Bitte binden Sie uns bei der Beantragung von EU-Projekten möglichst frühzeitig mit ein. Bereits zu Beginn müssen verschiedene Formulare (z.B. das A2 Formular) ausgefüllt werden, was wir gerne für Sie übernehmen. Auch im weiteren Verlauf der Antragstellung möchten wir Sie durch eine enge Zusammenarbeit unterstützen, da immer wieder Verträge geprüft und Finanzzahlen geliefert werden müssen. Sprechen Sie uns diesbezüglich an. Wussten Sie z.B., dass nur die (Netto-) Abschreibung durch die EU gezahlt wird und nicht die Anschaffungskosten eines Gerätes?
Der bei den ersten Schritten des Antrags benötigte PIC (Participant Identification Code) des ZI lautet 999889969.
Kooperationsverträge mit anderen öffentlichen Institutionen im Rahmen von Drittmittelprojekten (Mittelweiterleitungsverträge, Konsortialverträge etc.), aber auch mit Firmen zur Finanzierung klinischer Studien werden von uns geprüft. Wir sind Ihnen auch gerne dabei behilflich, den vom ZI erhobenen Overhead von 20% zu verhandeln. Manchmal macht es auch Sinn, Verträge selber aufzusetzen. Hierfür verfügen wir über Musterverträge, die wir gerne auf Ihr Projekt anpassen.
Das ZI bietet insbesondere jüngeren Antragstellern die Möglichkeit, ihre Anträge vorab durch erfahrene Wissenschaftler prüfen zu lassen. Wenn Sie diesen Service in Anspruch nehmen möchten, schicken Sie Ihren Antragsentwurf bitte an Simone Fuchs (E-Mail). Wenn möglich benennen Sie bitte zwei Wunschgutachter.
Unser Kerngeschäft ist es allerdings, Ihnen die Administration Ihrer Drittmittelprojekte so einfach und unaufwändig wie möglich zu machen:
Drittmittelanzeige: Schicken wir Ihnen vorausgefüllt zu.
Neue Kostenstelle: Wenn das Projekt separat abgerechnet werden muss, legen wir eine neue Kostenstelle hierfür an und teilen sie Ihnen mit.
Mittelanforderungen / Rechnungen: Stellen wir automatisch, bei Rechnungen z.B. im Rahmen von klinischen Studien nach Rekrutierungsfortschritt sind wir dabei allerdings auf Ihre Informationen angewiesen.
Geldeingänge: Wir vergleichen den Zahlungseingang mit der Anforderung und mahnen ggf.
Verwendungsnachweise: Die rechnerischen Verwendungsnachweise erstellen wir, um wissenschaftliche Berichte kümmern Sie sich bitte selber.
Monatsbericht: Sie erhalten monatlich einen Bericht, in dem die einzelnen Kosten und Geldeingänge Ihrer Projekte aufgelistet sind, außerdem einen Plan-Ist-Vergleich.
Personal: Personaleinstellungen, -umbuchungen, Vertragsverlängerungen etc. schicken Sie bitte an uns, wir prüfen, ob die Einstellung im Rahmen des Projektes möglich ist und geben sie an die Personalabteilung weiter.
Verbrauchsmittel: Bestellungen über 1.000 € werden von uns nach Prüfung, ob die Beschaffung über das Projekt möglich ist, frei gegeben. Rechnungen werden von uns zur Zahlung angewiesen, wenn Sie sie unter Angabe der Kostenstelle "sachlich richtig" gezeichnet haben.
Reisen: Dienstreiseanträge bitte zuerst an uns, wir prüfen den Projektbezug und geben sie dann an die Personalabteilung weiter.
Investitionen: Auch hier ist eine Freigabe ab 1.000 € durch das RefWiFo notwendig, außerdem bei EDV-Investitionen und Möbeln ab 0 € (da bei vielen Geldgebern diese Dinge zur Grundausstattung zählen und nicht abgerechnet werden dürfen).
Nähere Informationen hierfür finden Sie in unserem Handbuch.
Der Großteil der EU-Fördermittel fließt im aktuellen, d. h. im 7. Forschungsrahmenprogramm (2007-2013), in europäische Kooperationsprojekte. Grundvoraussetzung für eine solche Förderung ist die Zusammenarbeit von mindestens 3 unabhängigen Institutionen aus mindestens 3 Ländern. Weitere Mittel fließen darüber hinaus in die Förderung von „Menschen“ (z.B. Nachwuchsförderung im Marie Curie-Programm), „Ideen“ (ERC-Grants) und „Kapazitäten“ (z.B. ERA-NET).
Die Kommunikation mit der EU erfolgt in den Kooperationsprojekten ausschließlich über den Koordinator - von der Antragsstellung über den Eingang der Bewilligung (Grant Agreement), die Einreichung von Berichten und Mittelanforderungen bis hin zum Abschlussbericht. Diese Aufgabe kann entweder ein wissenschaftlicher Projektpartner übernehmen oder auch eine externe Agentur, die speziell für diesen Zweck mit in das Konsortium eingebunden wird.
Das Verhältnis der Kooperationspartner untereinander wird im „Consortium Agreement“ geregelt. Hierin wird die Zusammenarbeit im Projektverlauf, wie z.B. Gremien innerhalb des Konsortiums und Regeln der Kommunikation sowie die gemeinsame Verwertung der Ergebnisse festgehalten.
Nutzen Sie die Möglichkeit sich bei der Erstellung des Consortium Agreements aktiv in die Gestaltung einzubringen und dadurch Ihre Rolle im Projekt zum Ausdruck zu bringen. Bitte binden Sie uns frühzeitig in diesen Prozess mit ein. Wir unterstützen Sie gerne bei der Vertragsprüfung.
Ein paar wichtige Punkte, die Sie während des Projektverlaufes beachten sollten:
Diese Anlage zur Bewilligung der EU enthält den Arbeitsplan des Projektes und entspricht in der Regel Ihrem Antrag. Sollten im Projektverlauf Abweichungen zum gültigen Annex I auftreten, so sind diese immer mit den Konsortialpartnern und dem Koordinator abzustimmen und durch diesen bei der EU als Amendement zum Grant Agreement einzureichen. Bitte informieren Sie uns rechtzeitig über Änderungen des Annex I, insbesondere bei Unterauftragnehmern (Subcontracts), da diese Auswirkungen auf den Finanzplan haben können.
Im Annex I finden Sie auch die Zuordnung Ihrer Tätigkeiten zu den Workpackages, welche in Ihrem Arbeitszeitnachweis (Time Sheets) angegeben werden müssen.
Während der Projektlaufzeit ist in regelmäßigen Abständen ein Finanzbericht bei der EU einzureichen. Das Referat Wissenschaft und Forschung übernimmt diese Aufgabe für Sie, wir benötigen aber teilweise Ihre Unterstützung z.B. bei der Zuordnung von Kosten zu den verschiedenen Workpackages.
Im Unterschied zu nationalen Fördermittelgebern richten sich die Stichtage für die Abrechnung nach dem Startzeitpunkt des Projektes und nicht nach Kalenderjahren. Die Abrechnungen sind somit meist unterjährig fällig und nicht zum Jahresende. Die Reportingzeiträume können zwischen 6 und 18 Monaten betragen und sind für Ihr Projekt im Grant Agreement der EU individuell festgeschrieben.
Bitte beachten Sie bei Ihrer Kalkulation und dem Finanzcontrolling im Verlaufe des Projektes, dass die EU keine Mehrwertsteuer erstattet. Da trotzdem Steuer auf Ihre Ausgaben (außer Personal) gezahlt werden muss, muss diese aus den Overheadmitteln Ihres Projektes finanziert werden.
Achtung: Steuer fällt auch bei im Ausland beschafften Gegenständen in Form von Einfuhrumsatzsteuer an. Diese ist in der Regel nicht im Angebot und / oder auf der Rechnung enthalten, da sie vom ZI selbstständig an das Finanzamt abgeführt werden muss.
Das Time Sheet ist die Basis für die Abrechnung und anschließende Erstattung der Personalkosten in EU-Projekten. Es ist somit von jedem Mitarbeiter auszufüllen, der im Rahmen von EU-Projekten tätig ist und darüber finanziert oder als Eigenanteil angerechnet wird. Das Ausfüllen der Time Sheets ist notwendig, da ohne diese die Personalkosten von der EU nicht anerkannt werden. Da nur die tatsächlichen, produktiven, direkt für das Projekt aufgewandten Personalkosten in Ansatz gebracht werden können, ist eine detaillierte Auflistung der geleisteten Arbeitsstunden zu erstellen.
Wir empfehlen Ihnen dringend, die Time Sheets täglich oder wöchentlich, spätestens aber am jeweiligen Monatsende auszufüllen. Lassen Sie diese vom Projektleiter bzw. der von diesem beauftragten Person umgehend gegenzeichnen und senden Sie die unterschriebenen Originale jeweils spätestens zum 15. des Folgemonats an das Referat Wissenschaft und Forschung.
Die EU erstattet nur den Anteil der Investition, der dem Nutzungsanteil des Gerätes für das Projekt entspricht. Das bedeutet, dass maximal die gebuchte Abschreibung der Investition abgerechnet werden darf. Investitionen sollten somit idealer Weise zu Beginn des Projektes angeschafft werden. Gleichgültig wann angeschafft wird sollte die Nutzungsdauer des Gerätes nicht die Projektlaufzeit überschreiten, da die Investition dann nicht komplett über das Projekt finanziert werden kann und eine zusätzliche Finanzierungsquelle notwendig wird (z.B. Overhead des Projektes). Die Abschreibungsdauer ist bei den meisten Geräten festgelegt – Kühlschränke werden z.B. über acht Jahre abgeschrieben, ihre Nutzungsdauer überschreitet also immer die Projektlaufzeit und Sie müssen einen Teil der Kosten sowie die Mehrwertsteuer aus anderen Mitteln tragen. Bitte binden Sie uns deshalb bei der Anschaffung von Investitionsgütern rechtzeitig mit ein. Aber es gibt auch eine gute Nachricht: Die EU unterscheidet nicht in Grundausstattung und förderfähige Investitionen, grundsätzlich können also alle für das Projekt notwendigen Geräte – z.B. auch PCs aus EU-Mitteln finanziert werden.
Wenn Sie den Teil der Arbeit, der auf Sie entfällt, nicht alleine leisten können oder wollen, kann es manchmal sinnvoll sein, weitere Einrichtungen einzubinden. Dies ist so von der EU nicht vorgesehen (wenn auch nicht komplett unmöglich). Bitte binden Sie uns daher zu Beginn Ihrer Überlegungen ein. Grundsätzlich gibt es die folgenden Möglichkeiten:
Formulare zum Download
Folgende Formulare finden Sie im Intranet
Jede am ZI durchgeführte klinische Studie muss durch den Sponsor oder den Projektleiter am ZI in einem öffentlich zugänglichen Studienregister eingetragen werden. Dies ergibt sich aus den Grundsätzen der Guten klinischen Praxis, den Regeln zur Guten wissenschaftlichen Praxis und wurde in der ersten Sitzung des Lenkungsausschusses des EZPP des ZI Ende 2009 gemeinsam beschlossen. Als klinische Studie zählen dabei alle Projekte, die eines Votums der Ethikkommission bedürfen.
Es kommen insbesondere die folgenden Register in Frage:
clinicaltrials.gov (Nutzerverwaltung durch Simone Fuchs, RefWiFo)
oder
www.germanctr.de (Studienregister Freiburg, wird von der DFG bzw. BMBF empfohlen)
Außerdem werden die Studien in ein hausinternes Register aufgenommen, um einen leichten Überblick über alle am ZI durchgeführten Studien zu ermöglichen.
Bei industriefinanzierten Studien wird seit Anfang 2010 kein Vertrag mehr unterschrieben, bevor die Aufnahme in ein Studienregister nicht klar ist. Bei öffentlich geförderten Studien ist jedoch häufig unklar, ob sie in ein Register aufgenommen wurden. Daher wurde das Formular zur Anzeige von Drittmitteln um eine Zeile „Studienregister“ ergänzt. Hier ist anzugeben, ob es sich bei dem Vorhaben um eine klinische Studie handelt und wenn ja, wie die Registrierungsnummer der Studie lautet. Eine Annahme der Drittmittel durch den Vorstand erfolgt nicht mehr, bevor hier nicht alle Angaben vorliegen, hierfür ist der jeweilige Projektleiter verantwortlich.
Simone Fuchs, RefWiFo
Dr. Jutta Weikel, EZPP
Versicherungen bei klinischen Studien:
Vor der Durchführung einer klinischen Studie nach AMG oder MPG, einer Anwendungsbeobachtung, einer Diagnose- und Prognose-Studie, der Prüfung eines Behandlungsverfahrens, einer klinische oder bevölkerungsbezogene epidemiologische Studie – kurz aller Studien an Menschen – ist eine Ethikkommission zu involvieren. Für das ZI ist die Ethikkommission der Medizinischen Fakultät Mannheim (Ethikkommission II der Universität Heidelberg) zuständig.
Besonders hinweisen möchten wir auf die seit 01.12.2009 geltende neue Gebührenordnung, die nun nach drei Jahren angewendet wird. Diese Gebühren sollten bei der Antragstellung als zusätzliche Kosten berücksichtigt werden. Für eine DFG-geförderte Studie werden z.B. 3.000 € erhoben!
Das ZI beteiligt sich am Benchmarking der Medizinischen Fakultäten Baden-Württembergs, erhebt die Forschungsleistungen der Abteilungen aber auch für die interne leistungsorientierte Mittelverteilung (LOM). Wenn Sie also Daten zur Forschungsperformance Ihrer Abteilung oder des ZI insgesamt benötigen, wenden Sie sich bitte an uns. Hier ein paar Beispiele:
