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Umgang mit Ihren Daten

Vertraulichkeit

Wir behandeln Ihre persönlichen Daten grundsätzlich vertraulich und geben diese nicht an Dritte weiter. Sollte es aus unserer Sicht erforderlich werden, zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur weiteren Aufklärung des von Ihnen gemeldeten Vorfalls gegenüber Dritten Angaben zu Ihrer Person zu machen, werden wir uns zuvor mit Ihnen in Verbindung setzen.

Freiwilligkeit

Angaben zu Ihrer Person als Hinweisgebende/r sind freiwillig. Die Preisgabe Ihrer Identität oder ggf. Kontaktdaten verbessern jedoch die Kommunikation zwischen Ihnen und dem zentralen Compliance-Management und beschleunigt somit das Verfahren zur Aufklärung des Hinweises.

Einwilligung und Zweck der Datenverarbeitung

Sollten Sie Angaben zu Ihrer Person machen, willigen Sie mit Ihrer Meldung ein, dass wir Daten zu Ihrer Person, zum Zweck der Aufklärung des gemeldeten Vorgangs oder zur Kontaktaufnahme verarbeiten dürfen. Das heißt Ihre Daten werden in unserem Hinweisgebersystem gespeichert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf tritt mit Eingang beim zentralen Compliance-Management in Kraft.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie in der Datenschutzerklärung des ZI.

Sie erreichen das zentrale Compliance-Management via E-Mail: compliancemeldung(at)zi-mannheim.de

Was passiert mit einer Meldung?

Ein gemeldeter Verdacht auf Regelverstöße wird nur dann näher untersucht, wenn er auf konkreten Anhaltspunkten beruht. Erst wenn eine Meldung als plausibel und glaubhaft eingestuft wurde, beginnen Untersuchungen.  Ohne konkrete Hinweise führen wir keine Ermittlungen durch. So soll verhindert werden, dass das Meldesystem für falsche Anschuldigungen missbraucht wird.

Alle Untersuchungen erfolgen fair nach den Prinzipien von Rechtstaatlichkeit und Transparenz. Bei allen Schritten wird das allgemeine Persönlichkeitsrecht der Beteiligten ebenso gewahrt wie der Datenschutz. Die hinweisgebenden Personen werden geschützt. Sie müssen nicht befürchten, dass ihnen ihre Mitteilung und Ehrlichkeit negativ ausgelegt wird. Betroffene werden nicht vorverurteilt. Bis ein Regelverstoß bewiesen ist, gilt die Unschuldsvermutung.

Wird meine Anonymität garantiert?

Oberstes Prinzip dieses Meldewegs ist der Schutz der Hinweisgebenden. Die streng vertrauliche Behandlung Ihrer Daten wird zu jedem Zeitpunkt gewährleistet.

Zum Schutz Ihrer Anonymität bitten wir Sie, bei der Abgabe Ihrer Meldung Folgendes zu beachten: Machen Sie keine Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre Person erlauben, wenn Sie dies nicht wünschen. Achten Sie auf eine sichere Internet-Verbindung. Diese erkennen Sie an einem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers. Nutzen Sie einen privaten PC oder einen PC außerhalb des Netzwerks Ihres Unternehmens. Beachten Sie beim Versenden von Anhängen, dass diese keine Hinweise auf Ihre Person enthalten.

Wie sind die Anonymität und die Vertraulichkeit einer Meldung gesichert?

Ausschließlich der autorisierte Empfänger beim zentralen Compliance-Management des ZI kann auf die Meldung zugreifen und sie bearbeiten.



Zentralinstitut für Seelische Gesundheit (ZI) - https://www.zi-mannheim.de