Grundsatzerklärung zur Menschenrechtsstrategie

Der Vorstand des Zentralinstituts für Seelische Gesundheit und seine Tochtergesellschaften mit den jeweiligen Geschäftsführungen verpflichten sich, die menschen- und umweltrechtlichen Sorgfaltspflichten gem. § 2 Abs. 2 und 3 LkSG umzusetzen und in allen maßgeblichen Prozessen durch angemessene Maßnahmen zu verankern. Wir setzen dabei geltendes Recht um, respektieren die international anerkannten Menschenrechte sowie umweltbezogene Pflichten und tragen Sorge dafür, im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit Menschenrechtsverletzungen und Umweltverschmutzungen vorzubeugen. Insbesondere verurteilen wir jede Form von Kinder- und Zwangsarbeit (§ 2 Abs. 2 Nr. 1 und 2 LkSG), alle Arten der Sklaverei und des (modernen) Menschenhandels (§ 2 Abs. 2 Nr. 3 LkSG) sowie jegliche Form von Diskriminierung (§ 2 Abs. 2 Nr. 7 LkSG). Wir bekennen uns darüber hinaus zu der Einhaltung des am jeweiligen Beschäftigungsort geltenden Arbeitsschutzes (§ 2 Abs. 2 Nr. 5 LkSG), der Zahlung angemessener Löhne (§ 2 Abs. 2 Nr. 8 LkSG) sowie dem Schutz der Koalitionsfreiheit unserer Mitarbeitenden (§ 2 Abs. 2 Nr. 6 LkSG).

Darüber hinaus legen wir unsere Aufmerksamkeit auf die umweltbezogenen Risikofelder, die sich aus den Inhalten des Minamata-, des Stockholmer- und des Basler Übereinkommens ergeben (§ 2 Abs. 3 Nr. 1-4, 7 und 8 LkSG).

Die Gesamtverantwortung für die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten liegt beim Vorstand des Zentralinstituts für Seelische Gesundheit, vgl. § 4 Abs. 3 und 4 LkSG. In den Tochterunternehmen, auf die das Zentralinstitut für Seelische Gesundheit einen beherrschenden Einfluss ausübt, liegt die Verantwortlichkeit bei den jeweiligen Geschäftsführungen. Das Zentralinstitut für Seelische Gesundheit wirkt aktiv darauf hin, dass die Sorgfaltspflichten durch diese umgesetzt werden.

Die Verantwortung für die operative Umsetzung und Durchführung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten liegt bei den jeweiligen Leitungen der Organisationseinheiten und ist aufgabenspezifisch implementiert.

Für die Überwachung der Umsetzung der Sorgfaltspflichten wird bis Ende des Jahres 2023 ein/e zentrale Beauftragte/r ernannt worden sein.

2.1 Risikoanalyse und Maßnahmen

Um unseren Sorgfaltspflichten gem. § 3 Abs. 1 LkSG nachzukommen, wird bis Ende 2023 ein angemessenes Risikomanagementkonzept (§ 4 LkSG) eingerichtet und in allen maßgeblichen Geschäftsabläufen gemäß den zeitlichen gesetzlichen Vorgaben verankert.

Als Teil des Risikomanagements führen wir zur Ermittlung menschenrechtlicher und umweltbezogener Risiken entlang unserer Lieferkette eine jährliche Risikoanalyse durch (§ 4 Abs. 3, § 5 Abs. 4 LkSG), bei der wir ein besonderes Augenmerk auf solche Risiken legen, welche basierend auf unserer Erfahrung im medizinischen Sektor vorherrschend sind. Zudem erfolgen in Bezug auf Zulieferunternehmen anlassbezogene Risikoanalysen, sofern substantiierte Hinweise auf potentielle Verstöße gegen die Sorgfaltspflichten bekannt werden oder eine veränderte Risikolage dies erforderlich macht.

Stellen wir im Rahmen der Risikoanalyse menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken entlang unserer Lieferkette fest, ergreifen wir unverzüglich unter anderem die folgenden Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich:

• Durchführung von Schulungen in den für die Beschaffung relevanten Geschäftsbereichen (§ 6 Abs. 3 Nr. 3 LkSG)
• Entwicklung und Implementierung geeigneter Beschaffungsstrategien und Einkaufspraktiken (§ 6 Abs. 3 Nr. 2 LkSG)

Bei Risiken, die für unsere unmittelbaren Zulieferer ermittelt werden, ergreifen wir u.a. folgende Präventionsmaßnahmen:

• Verankerung vertraglicher Kontrollmechanismen gegenüber allen unseren unmittelbaren Zulieferern (§ 6 Abs. 4 Nr. 4 LkSG)
• Ggf. Substitution durch andere Produkte oder Lieferanten

Alle Maßnahmen werden regelmäßig auf ihre Wirksamkeit hin übergeprüft und bei Notwendigkeit angepasst.

2.2 Kommunikationsweg

Neben der kontinuierlichen und anlassbezogenen Risikoidentifikation und -bewertung stehen allen Mitarbeitenden und externen Partnern sowie Dritten ein zentraler Kommunikationsweg zur Verfügung. Dazu ist gem. § 3 Abs. 1 Nr. 7, § 8 LkSG ein unternehmensinternes Beschwerdeverfahren eingerichtet, welches es allen oben genannten Personen ermöglicht, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechts- und umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren Zulieferers entstanden sind. Das Beschwerdeverfahren ist über unsere Homepage öffentlich zugänglich. Gehen über dieses System Hinweise oder Beschwerden ein, werden diese von den zuständigen Mitarbeitenden der Fachabteilung Recht, Compliance und Datenschutz in Koordinierung an die jeweilig organisatorisch zuständige Fachabteilung zur Sachverhaltsaufklärung weitergeleitet.

Sofern nachweisliche Verstöße festgestellt werden können, werden konsequente und angemessene Abhilfemaßnahmen eingeleitet, um die Verstöße zukünftig zu vermeiden, §§ 7, 15 LkSG.

Ferner werden alle Hinweise auf potentielle Verstöße und Anfragen daraufhin geprüft, ob die bestehenden Prozesse und Regelungen angepasst oder verbessert werden können.

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird von uns stetig, mindestens jedoch einmal im Jahr, überprüft und weiterentwickelt, § 8 Abs. 5 LkSG.

Unsere Bemühungen zur effektiven Umsetzung unserer Sorgfaltspflichten dokumentieren wir fortlaufend.

2.3 Berichterstattung

Eine transparente und objektiv interne sowie externe Kommunikation der Umsetzung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten ist ein elementares Element unseres Handelns, § 10 LkSG. Dazu wird der Vorstand regelmäßig, mind. jedoch jährlich, über die Umsetzung der Sorgfaltspflichten im Rahmen des LkSG informiert, § 10 Abs. 2 LkSG. Außerdem wird, beginnend mit dem 1. Januar 2025, ein jährlicher Bericht über die Erfüllung unserer Sorgfaltspflichten an die BAFA übermittelt. Dieser wird spätestens vier Monate nach dem Schluss unseres Geschäftsjahres auf unserer Internetseite veröffentlicht und über einen Zeitraum von sieben Jahren kostenlos zur Verfügung stehen, § 10 Abs. 2 LkSG.

Die in dieser Grundsatzerklärung dargestellten Prinzipien gelten für das gesamte Zentralinstitut für Seelische Gesundheit und seine Tochtergesellschaften, d. h. für alle unsere Mitarbeitenden auf allen Ebenen. Dafür haben wir einen Code of Conduct erarbeitet, welcher unsere Erwartungen an unsere Mitarbeitenden klar und verständlich darstellt.

Zudem erwarten wir von unseren Lieferanten und Geschäftspartnern, dass sie sich ebenfalls zur Einhaltung unserer Prinzipien verpflichten und angemessene und wirksamen Prozesse zur Einhaltung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten entwickeln und verankern, um sowohl die von uns entdeckten Risiken und Verletzungen zu adressieren und zu unterbinden als auch weitere mögliche Risiken zu entdecken.